Pesquisa indica limite para que reuniões não prejudiquem a produtividade

Executivos que têm muitas reuniões no dia têm mais chances de deixar de lado tarefas importantes, aponta pesquisa do Slack com 10.000 trabalhadores

Pesquisa traz novas conclusões sobre os efeitos de reuniões sobre a produtividade
Por Matthew Boyle
05 de Dezembro, 2023 | 05:28 PM

Bloomberg — Gastar mais de duas horas por dia em reuniões pode prejudicar a produtividade, conforme apontou uma nova pesquisa, colocando um limite nos encontros corporativos que muitos trabalhadores passaram a temer.

A pesquisa, que envolveu mais de 10.000 trabalhadores em todo o mundo e foi realizada pela Slack, empresa pertencente à Salesforce, descobriu que duas horas de reuniões eram o ponto de virada para a maioria das pessoas.

Aqueles que afirmaram passar muito tempo em chamadas Zoom ou em salas de conferência eram mais de duas vezes mais propensos a também dizer na pesquisa que não tinham tempo suficiente para se concentrar no trabalho que importa.

Mais da metade dos executivos entrevistados afirmou ter muitas reuniões, enquanto 27% dos trabalhadores de um nível inferior disseram o mesmo. Um excesso de reuniões pode forçar as pessoas a realizar tarefas após o expediente, algo que cerca de dois em cada cinco trabalhadores fazem pelo menos uma vez por semana. Os efeitos foram os mesmos, independentemente de as reuniões serem virtuais ou presenciais.

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“Cada minuto que você passa em reuniões é um minuto que você não passa focando”, disse Christina Janzer, vice-presidente sênior de pesquisa e análise na Slack. “Reuniões têm um propósito, mas o tempo focado é tão importante.”

Esta pesquisa é a mais recente a mostrar os efeitos negativos de reuniões em excesso ou improdutivas, algo que empresas como Slack, Shopify e outras têm tentado combater com graus variados de sucesso. Pesquisas anteriores mostraram que grandes organizações desperdiçam US$ 100 milhões por ano em encontros desnecessários.

As táticas para limitar reuniões podem variar: duas vezes por trimestre, por exemplo, a Slack cancela todas as reuniões internas por uma semana inteira e as elimina nas sextas-feiras.

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Limitar reuniões nas sextas é algo que outras empresas também fazem. O Shopify criou uma ferramenta incorporada nos calendários dos funcionários que estima o custo de cada reunião. Em alguns casos, as empresas incentivam os trabalhadores a recusarem reuniões.

As descobertas surgem à medida que novas ferramentas estão surgindo para capturar os destaques de uma reunião e enviar aos trabalhadores um resumo, juntamente com os próximos passos acordados, mais tarde.

Surpreendentemente, a pesquisa da Slack também descobriu que uma pequena parcela da força de trabalho — geralmente funcionários mais jovens ou aqueles com menos de um ano no emprego — acredita que passa muito pouco tempo em reuniões.

A pesquisa incluiu trabalhadores nos Estados Unidos, Reino Unido, Japão, Alemanha, França e Austrália.

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