Bloomberg — Se alguém entrasse no Oakland Museum of California em uma manhã de terça-feira em meados de setembro, teria encontrado um evento excepcionalmente meta: uma conferência sobre conferências.
O encontro, voltado para organizadores de eventos que planejam workshops, prefeituras ou convenções de grande porte, começou no átrio com a típica fila de inscrição e café, mas também com uma seleção de crachás para iniciar uma conversa, com frases como “Tenho pensado muito sobre...”.
Em seguida, a pessoa ia para o auditório para o programa formal, que começava, como acontece em muitos eventos hoje em dia, com um vídeo.
Esse vídeo foi único, pois foi estrelado por um buldogue francês falante, gerado por IA, com uma voz imponente e uma jaqueta de couro preta, que prometeu que a lição de hoje “não é ostentação, mas a coragem de quebrar o molde” e criar conferências que valham o tempo, o dinheiro e o jet lag.
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Globalmente, as empresas gastam cerca de US$ 1,2 trilhão por ano em eventos de negócios, de acordo com um relatório de 2023 do Events Industry Council, com uma parcela considerável destinada a conferências profissionais e feiras comerciais.
Para as cidades-sede, o impacto de até mesmo um único evento pode ser enorme.
A Salesforce esperava que sua conferência Dreamforce de três dias nesta semana trouxesse quase 50.000 participantes e um impulso econômico de US$ 130 milhões para São Francisco.
Mas, de modo geral, o retorno dos eventos de negócios nem sempre é claro para os participantes, especialmente quando envolvem viagens caras ou um tempo significativo fora do escritório. A Conference for Conferences reconheceu isso logo de cara em seu vídeo de boas-vindas.
“Você gasta milhares de dólares voando em aviões, dormindo em hotéis, contratando babás, tudo isso para se sentar em um salão de baile sem janelas, ouvindo conteúdo que poderia ter assistido em casa, no seu sofá”, entoou o bulldog com IA. O público riu com conhecimento de causa. “Você sai sobrecarregado, exausto, assombrado pela pergunta: ‘Será que tudo isso valeu a pena?
A Conference for Conferences é uma criação de Jenny Sauer-Klein, que em uma vida passada foi cofundadora da Acroyoga (uma combinação de acrobacia e ioga) e viajou pelo mundo dando aulas em conferências de ioga.
Quando ela mudou para o mundo dos negócios com uma startup voltada para a formação de equipes, ficou horrorizada ao descobrir que as conferências corporativas, em geral, são horríveis.
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Os eventos fechados que ela encontrou estavam muito longe do aprendizado experimental que ela desfrutava nos encontros de ioga voltados para a comunidade. “Cheguei a essas conferências e pensei: ‘Ah, não, isso é terrível’”, disse ela. “Senti uma raiva profunda.”
Muito se tem falado sobre nosso desejo pós-pandêmico de conexão pessoal, que impulsionou uma forte recuperação pós-2020. Mas as conferências, como são tradicionalmente concebidas e executadas, muitas vezes decepcionam.
Todos nós temos nossas queixas. As minhas incluem café fraco, aplicativos de eventos desajeitados e ar condicionado criogênico. À medida que a IA se torna popular, a razão para fazer a caminhada para o “desenvolvimento profissional” parece ainda menos clara quando o ChatGPT pode explicar tópicos de nicho em segundos com a experiência de um palestrante principal.
A maneira indireta de Sauer-Klein desafiar o status quo foi lançar sua própria conferência corporativa em 2016, com foco na cultura do local de trabalho. Neste ano, ela mirou diretamente no próprio setor de conferências, reunindo organizadores de eventos de empresas como Google, Airbnb, AWS, TED e Sony Music.
Seu objetivo? Gerar ideias para transformar encontros profissionais “de salas de estudo excruciantes para checagem de e-mails em experiências dinâmicas e alegres de vitalidade, vulnerabilidade e ação”, como resumiu uma participante chamada Liz, para os gritos da plateia.
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Para que todos se preparassem para a tarefa, Sauer-Klein instruiu os participantes a se virarem para a pessoa ao lado e desenharem um retrato de uma única linha dela sem olhar para baixo. A sala caiu na gargalhada com os resultados. O retrato que meu colega fez de mim parecia um Davy Jones em estilo Picasso da franquia de filmes Piratas do Caribe.
O truque funcionou: Foi divertido, e a bobagem foi levada para um rápido brainstorming de maneiras de consertar os formatos de conferências enfadonhas.
“Faça a palestra totalmente no escuro”, sugeriu uma mulher, “para que ative todos os outros sentidos”. Outro participante ofereceu a opção “Verdade ou Desafio” para os bate-papos.
Durante o resto do dia, o meio foi a mensagem.
Após o segmento da manhã, houve uma escolha de sessões de discussão para os mais de 100 participantes, que tiveram a oportunidade de testar formatos não tradicionais, como hackathons, mesas-redondas “Ask Me Anything” (Pergunte-me qualquer coisa) e “unconferences” (eventos em que a agenda é elaborada no momento pelos participantes).
O objetivo era ver o que funcionava e o que não funcionava, inspirando os participantes a pensar em como poderiam realizar seus próprios eventos de forma diferente e, ao mesmo tempo, permitindo que aprendessem com seus colegas, que trazem sua própria riqueza de experiência.
Na sessão “fishbowl”, uma abordagem mais democrática do painel de especialistas, os participantes sentados em um círculo interno discutiram um tópico enquanto os que estavam em um círculo externo ouviam e “tocavam” quando tinham algo a compartilhar.
Os participantes experimentaram com uma sugestão sobre momentos em que o processo de planejamento de eventos deu errado e se revezaram para compartilhar o material de seus pesadelos: uma cascata de disfunções após o cancelamento de um palestrante de última hora ou o horror de esquecer de levar em conta as restrições alimentares.
Senti-me como se tivesse entrado acidentalmente em um grupo de apoio. Depois disso, o grupo conversou sobre possíveis melhorias: como criar um prompt melhor, como lidar com uma pessoa que domina a conversa. A ideia por trás da sessão e do formato do dia em geral era fazer com que todos compartilhassem, em vez de deixar a tarefa para uma pessoa na frente com um microfone.
No almoço, no pátio do museu, juntei-me a uma mesa repleta de organizadores de eventos de grande porte. A mesa reservada para “Planejadores de marketing, ROI e orientados por dados”, observei, estava vazia. O senhor à minha frente (crachá: “Tenho pensado muito sobre... a vida dos animais”) reunia construtores de comunidades. Ao meu lado estava Robb Trost, um veterano de mais de 25 anos no setor, com um corte militar, bíceps grandes e uma tatuagem geométrica no antebraço. Ele não preencheu seu crachá.
Trost entrou nessa linha de trabalho por acaso: Depois da faculdade, ele conseguiu um emprego noturno como DJ em Milwaukee e, em seguida, foi recrutado para um trabalho em uma estação de rádio pirata - sua primeira façanha de “marketing experimental”. Hoje em dia, ele organiza conferências e eventos de grande orçamento como diretor sênior da InVision Communications, negociando com CEOs que insistem em cronogramas apertados e atrações quixotescas (todos querem Coldplay agora, aparentemente).
Como muitos dos participantes, a parte do cérebro de Trost treinada para avaliar as opções de design de eventos ficou em segundo plano. Seu problema era a entrada confusa do estacionamento. (O meu era o café - não era permitido levá-lo para o auditório.)
Outros sugeriram diminuir o ritmo com mais espaço para respirar entre as sessões. Deixando de lado os problemas, a pergunta a que Trost sempre voltava era: “Isso é escalável?” Grande parte do charme do dia veio do tamanho modesto e do ambiente íntimo do encontro, que permitiu momentos naturais de conexão.
A programação da tarde incluiu uma sessão de “visão” com o diretor associado de engajamento do Burning Man e mesas redondas que abordaram tópicos como “os prós e contras do engajamento da comunidade”.
Sauer-Klein, por sua vez, sabia que os participantes estariam observando atentamente suas táticas. “Estou vendo o que a senhora fez”, disseram-lhe as pessoas ao longo do dia, notando coisas como a ênfase em manter as coisas analógicas para tornar o dia mais especial.
Em uma sessão, Sauer-Klein revelou a estratégia que usou para organizar o dia. Seu princípio orientador foi o que ela chamou de “modelo de arco dramático”.
Como qualquer boa história, o dia foi projetado com uma ação crescente que culminou em um pico, seguido por um desfecho gradual, com os participantes idealmente mudados pela experiência. Esse padrão diferenciou a conferência do “modelo de linha plana” mais comum, como ela o chamou, que vai da palestra ao painel, ao almoço, ao bate-papo na lareira e ao happy hour.
Sauer-Klein argumentou que até mesmo pequenas mudanças que criam oportunidades de conexão e reflexão entre as sessões podem mudar completamente a sensação de um evento formulado de forma mais tradicional.
No encerramento da “Golden Hour”, os convidados foram direcionados ao ar livre para uma mesa cheia de cartolas douradas brilhantes, gravatas-borboleta e colares de contas.
Uma fonte de chocolate borbulhava e flutes de Prosecco de plástico davam um ar de refinamento casual à cena.
Sem forçar e sem pressa, desfrutamos de conversas tranquilas ao som da música, que era apresentada em um volume respeitoso por uma banda local que tocava no gramado.
Era surpreendentemente diferente da típica recepção de conferência fora de um salão de baile de hotel ou em um salão de convenções cavernoso cheio de cordões, blazers e cartões de visita, onde não é preciso gritar para ser ouvido em meio ao barulho.
“Isso é escalável?” perguntei a Sauer-Klein, que estava usando óculos escuros dourados.
“Acredito que seja possível”, disse ela.
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